司法書士事務所といえば “山積みの書類” や “電話とFAX” といったイメージを持つ方も多いと思います。
しかし、近年はクラウドサービスやAIを積極的に導入する事務所が増え、働き方が大きく変わりつつあります。

実際、私は開業後にFAXを使う機会がほとんどなかったので、思い切って解約してみましたが、今のところ全く支障はありません。

以前、こちらでも紹介しましたが、改めて、映画を2倍速で観るコスパ・タイパ志向人間の私が、実際に業務で使用しているサービスをご紹介します！
※なお、私は以下でご紹介するサービスの提供者との利害関係は一切ありません。

Google Workspace

まず欠かせないのが Google Workspace。
ワークスペースという名前の通り、作業場の土台となる役割です。
ビジネスメールアカウントや大容量のクラウドストレージ、AI機能まで統合されたオールインワンツールとして、ぜひ使ってみていただきたいサービスです！

例えば、Standardプラン以上に限りますが、自分が設定したGoole MeetでのWeb打合せで画面録画ができたり、AIが自動で議事録を作成してくれます。
また、Gmailでメールを返信する際の文案をAIが考えてくれます。

Googleドキュメントやスプレッドシートは多人数での同時編集ができ、MicrosoftのWordやExcelのような「これが変更版です」というやりとりが不要になります。
これらの機能をストレスなく利用するために、導入する際はStandardプラン以上がおすすめです。

AI活用

AIをどのように業務に活かせばよいか日々模索しているところですが、現時点で使っている内容をご紹介します！

Gemini

Googleアカウントを持っていれば無料で使えるAI。調べものからコラム作成など幅広くカバーしてくれます。
上記のGoogle Workspaceを契約していれば、Geminiが連携して動作します。

○ Gmail：メールの返信作成、文章のトーン変更、長文メールの要約
○ Google Meet：会議中の自動議事録作成、要約の生成
○ Googleドキュメント：文章の自動生成、校正、要約
○ Googleスプレッドシート：データの自動整理、分析
○ Googleスライド：指示に基づいたプレゼンテーション資料の自動生成、画像の生成

などが利用できて便利です！

NotebookLM

こちらもGoogleアカウントを持っていれば無料で使えるAI。自分が読み込ませた資料に基づいてのみ回答を作成し、他のデータを参照しないため、ハルシネーション（AIが事実に基づかない情報を生成すること）のリスクを抑えられることが強みです。

具体的には、行政が出している要項や手引きに基づいて情報を引き出したい場合にとても便利です。

他にも営業先のHPのリンクを読ませて、「司法書士としてどのような提案ができますか？」と聞いて提案内容を考えさせるという使い方もしています。
また、会話形式の動画を作成してくれる機能は感動ものです！

ChatGPT

基本的な検索などの使い方はGeminiと同じですが、“GPTs（ジーピーディーズ）”というカスタム設定を使えることが利点です。
例えば、コラム作成のGPTsや、売上目標や経費、採用計画などを入れるとシミュレーションをしてくれて壁打ち相手になってくれるGPTsなどの使い方をしています。公開されていれば、他の人が作ったGPTsを使うこともできます。

法律特化ツール

法律業務に直結するツールについて３つご紹介します！

Legalscape（リーガルスケープ）

AI搭載の法律書籍検索サービス。質問をするとリーガルスケープに登録された書籍やガイドラインからAIが検索して引用してくれて、調べものの時間を大幅に削減できます。「代表取締役の変更の際の手続きを教えて」などのざっくりした質問でよいので、エビデンスの当たりを付けるのにとても便利。
商事法務の書籍が多いので、商業登記を扱っている事務所に特にマッチすると思います。

LEGAL LIBRARY（リーガルライブラリ）

こちらも法律書籍検索サービス。AIは搭載されていないものの、収録図書の量が圧倒的で幅広い検索が可能です。
比較的最新の書籍も登録されているのが嬉しいところです。

BoostDraft（ブーストドラフト）

Word文書内で作動する ”かゆい所に手が届く” を集めたようなサービス。
条文番号の誤りや文字ゆれのチェック、体裁を整える作業などを行ってくれ、書面の精度を高めてくれます。

文章内の索引機能も便利で、文章の途中でも「甲」が誰で、「本契約」が何を指していて、もしくは未定義なので定義しなきゃですよ。などをリアルタイムで表示してくれます。

また、Wordで「民法第1条」などの条文番号を打つとその条文を引っ張ってきてくれる機能がとっても便利。
BoostDraftは文章では便利さが伝わりづらいので、ぜひデモを申し込んでみて欲しいです！

その他ツール

Spir（スピア）

無料で使える日程調整ツール。自分のGoogleカレンダーと連携させていて、日程調整のURLを相手に送ると私の空き時間の中から候補時間を表示してくれ、相手が選んだ時間を私のGoogleカレンダーに自動登録してくれます。

URLは無料版だと3個まで登録できるので、私の場合、
①Web会議（30分）：打合せ時間の前後に30分のバッファを持たせ、相手のメールアドレスにGooleMeetのリンクを発行
②Web会議（60分）：打合せ時間の前後に30分のバッファを持たせ、相手のメールアドレスにGooleMeetのリンクを発行
③対面（30分）：打合せ時間の前後に60分バッファを持たせ、Web会議のリンクは発行しない

という3つで運用しています。それぞれのリンクを辞書ツールなどに登録しておくと、マジで2秒で日程調整が完了します。

tl;dv

無料で使えるAI議事録。上記のGoogle MeetのAI議事録は自分で設定した会議でしか起動しませんが、tl;dvは他の人が設定したWeb会議でも時間になると会議に自動で入ってきてくれて、録画＋議事録作成をしてくれます。無料版はデータの保管期間が短いので注意が必要です。

クラウドサイン

電子署名ツール。電子署名による押印は、お客様にとって“書面管理からの解放” となり、思ったより喜ばれます。
商業登記の原本還付書類がなくなるので、司法書士側としても想像以上に便利です。

ツールを使いこなす事務所で働く魅力

これらのツールを導入することで、圧倒的に効率的な働き方が可能となります。
日々の小さな名もなき業務・作業は各種ツールでカバーできることも多く、自分の時間をコア業務に集中できる環境は仕事への満足感がとても高いです。

今回ご紹介したサービスの他にも「こんなツールもあるよ」という情報があればぜひ教えてください！

なお、当事務所では資格者・補助者を募集中です。
ご興味ある方はぜひ “司法書士JOBサーチ” から “翔ける司法書士事務所 “へご応募ください！

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